Pour conclure un marché avec un prospect ou un nouveau partenaire, l’étape du déjeuner d’affaires est souvent déterminante. Elle peut intervenir également pour présenter l’évolution d’une activité en cours afin d’obtenir plus de financement ou de temps par exemple. Au vu des objectifs très importants de ce type de repas, il est important que son organisation ne souffre d’aucune bévue.
Définir le sujet du déjeuner
Avant de lancer toute organisation de repas d’affaires, il est important de définir clairement l’objectif de ce dernier. Le déjeuner d’affaires est, en effet, une rencontre de travail avant d’être un déjeuner. Il faudra s’assurer de bien définir et maîtriser le sujet de la rencontre pour ne pas faire piètre figure devant vos invités.
Choisir la date de l’événement et envoyer les invitations officielles
Une fois le sujet défini, vous devrez identifier une date propice pour le déjeuner. Assurez-vous de choisir une période dans laquelle les affaires dans votre secteur sollicitent peu la présence des personnes à inviter. Après avoir fait cela, envoyez une proposition de rencontre à toutes les personnes concernées en demandant leur approbation. Demander l’avis des invités permet de vous assurer qu’ils seront effectivement présents à la rencontre. Pour cela, évitez les messages de dernière minute et prévenez les clients ou partenaires 3 semaines à 1 mois à l’avance.
Choisir le lieu de la rencontre et l’aménagement
Selon l’objectif du diner professionnel, il faudra choisir un cadre qui reflète ce que vous aurez à exposer. Pour faire un compte rendu de l’évolution d’un projet, vous n’aurez pas besoin de grands artifices au risque d’éveiller des soupçons sur votre gestion. Un cadre sobre, mais élégant suffira à mettre à l’aise vos convives.
Pour ce qui est de l’aménagement, préférez une disposition de table ronde puisqu’il s’agit d’une rencontre formelle. Vous pouvez décider d’indexer la place de chaque individu mais, cette option est à envisager uniquement si vous attendez des personnes d’un certain rang. Dans le cas contraire, vous risquez d’offusquer certains et empiéter sur le cours des négociations s’il y en a. Laissez chaque invité choisir sa place à son arrivée mais positionnez-vous de façon à faire face à tous.
Préparer la communication et les supports
Le moment le plus important du déjeuner est celui où vous faites votre présentation. Pour que la rencontre soit couronnée de succès, il faut qu’elle soit parfaite. Assurez-vous donc de la préparer le plus possible en omettant aucun détail. Prévoyez tous les événements fâcheux qui pourraient survenir ainsi que des solutions. Pensez par exemple à une panne de courant et faites en sorte que chaque invité ait en mains un document assez complet pour vous suivre. Les supports de communications doivent être adaptés aux invités et faciles à comprendre.
Enfin, préparez également des sujets de discussion pour entretenir vos invités avant le début de la réunion. Mettez-les le plus à l’aise possible.
Le repas et les invitations
Après une bonne présentation, vous n’avez sûrement pas envie de renvoyer une mauvaise image au moment du repas. Les dernières impressions sont celles qui restent le plus longtemps et conditionnent les décisions. Ainsi, pour le menu, vous pourriez vous renseigner sur les éventuelles allergies de vos invités. Élaborez ensuite le menu en fonction de cela en mettant l’accent sur des plats simples et légers. Pour la boisson, prévoyez de l’eau et des breuvages légers comme le vin.
Après avoir finalisé tous les détails du déjeuner d’affaires, envoyez les invitations officielles à vos convives. Elles doivent arriver à destination au moins une semaine avant la rencontre et assurez-vous de demander encore confirmation.
