Il existe différentes pièces administratives nécessaires à l’ouverture d’une entreprise et d’autres dossiers qui sont utiles à sa gestion et à son bon fonctionnement. Ainsi, découvrez à travers l’article les documents indispensables à une entreprise.
Le KBIS
La première étape pour créer son entreprise est sans doute d’entamer les démarches administratives nécessaires pour justifier son existence d’un point de vue légal. À cet effet, il est indispensable de fournir son Kbis, ou du moins un extrait. Il s’agit d’un document officiel qui servira de pièce d’identité pour l’entreprise elle-même. Une copie de cette pièce est archivée auprès du greffe du tribunal de commerce, dans le registre du commerce et des sociétés. Notons que tous les entrepreneurs doivent figurer sur ce registre, à moins de faire des investissements informels ou bien d’investir dans des secteurs spécifiques comme le bitcoin. En effet, l’existence de ce type d’entrepreneuriat sera assez difficile à prouver aux yeux de la loi.
Le Kbis se présente sous la forme d’un document informatif concernant une entreprise, dont le nom du greffe où l’entreprise a été immatriculée. D’autres éléments essentiels doivent aussi y figurer, notamment le nom de l’entreprise et de son site web, sa raison sociale, son numéro d’identification, son enseigne, l’adresse de son siège social et de ses différents établissements. Notons que ces informations devront permettre d’identifier l’entreprise par un simple coup d’œil sur le document. Il est également indispensable d’indiquer la date de constitution effective de l’entreprise et de décrire son type d’activité. Enfin, l’une des informations à déclarer impérativement est l’identité et les domiciles des principaux dirigeants, ainsi que des commissaires aux comptes.
Le statut juridique
Avant d’entamer les différentes démarches pour la création d’une entreprise, il faut aussi considérer avec la plus grande attention son statut juridique. Ce document doit être rédigé avec le plus grand soin, car il servira de guide dans l’organisation des activités de la société. Ainsi, en plus du choix du nom et de l’enseigne, il faudra concevoir l’organigramme hiérarchique de l’entreprise pour déterminer le rôle de chaque intervenant. Il est aussi indispensable d’établir la liste des différents associés et des principaux dirigeants. À ce propos, les responsabilités et les engagements de tous les investisseurs doivent être mentionnés dans ce document afin d’éviter les litiges lors des prises de décision. Lors de la rédaction de ce document, il est aussi recommandé de demander des conseils auprès d’un juriste, voire d’engager un avocat d’entreprise, car ce prestataire dispose des connaissances requises pour l’opération. Il pourra, par la suite, défendre les intérêts des différents actionnaires de l’entreprise selon les conditions définies par le statut.
Les contrats d’assurance
Afin de pourvoir aux dépenses liées aux désagréments du métier, il est important que l’entreprise contracte une assurance appropriée à son secteur d’activité, surtout s’il s’agit d’un métier à risque. De ce fait, il est indispensable d’archiver le contrat d’assurance pour demander les remboursements et les prises en charge en cas d’accidents au travail.
Les livres des comptes
Pour optimiser la gestion des finances au sein d’une entreprise, il est impératif de tenir un livre des comptes. Ce document permettra de contrôler les différentes transactions afin de gérer le capital à bon escient. Certes, il est possible d’établir un journal de bord pour enregistrer les transactions, mais la technologie permet actuellement de surveiller les mouvements d’argent via des logiciels de caisses ou d’autres applications de gestion financière.
Les factures
La création d’une entreprise exige un investissement au niveau des différents équipements et du mobilier. À ce propos, il est important de garder une copie des factures afin de justifier l’investissement. Ces documents pourront aussi servir en vue d’une demande auprès des services après-vente, et ce, dans la mesure où certains éléments seront défectueux au cours du délai de garantie. Ainsi, nous vous recommandons de confier l’achat des appareils électroménagers auprès des professionnels afin de disposer de dispositifs performants avec des factures en bonne et due forme.
En somme, il y a beaucoup de documents indispensables à la création et à la bonne gestion d’une entreprise. Comme la liste que nous venons de proposer n’est pas exhaustive, vous trouverez sans doute d’autres documents utiles en réalisant votre projet de création. Si vous doutez de vos compétences, n’hésitez pas à participer à des séances de coaching pour améliorer vos aptitudes et pour corroborer vos connaissances.
