Choisir le bon lieu pour votre réunion d’entreprises, événement, conférence ou formation est tout aussi important pour votre succès que de planifier soigneusement le calendrier des sessions ou de sélectionner les conférenciers. Pour faire de votre événement une réussite, essayez de garder l’attention de chaque participant. Prenez donc le temps de bien choisir la salle de conférence ou l’espace de travail pour éviter qu’ils soient mal à l’aise et gardent les yeux sur la sortie. Vous pouvez vous dire : « Je veux louer une salle à Toulouse, mais je ne sais pas vraiment comment s’y prendre ». Pour vous aider, cet article vous présente quelques facteurs qui peuvent avoir un impact sur le succès de votre réunion.
Savoir ce qui est inclus
Pour la prochaine réunion d’affaires, je veux louer une salle à Toulouse vous disiez-vous. Vous avez par la suite, fait une recherche et trouvé ce qui vous convient. Il est donc temps de vous mettre en contact avec le responsable du lieu choisi pour estimer le budget de la location et surtout pour que celui-ci vous propose l’offre qui vous convient le plus. Afin d’obtenir une image claire de tous les coûts et frais possibles, présentez les détails de l’événement et des activités que vous prévoyez au responsable. N’hésitez pas à demander ce qui est inclus dans le prix du lieu. Le service et les taxes sont-ils inclus? Y a-t-il des frais d’installation ou de panne ? Des minimums pour la nourriture et les boissons ? Le Wi-Fi et l’équipement audiovisuel, sont-ils inclus ou y aura-t-il des frais supplémentaires ?
Espace et disposition
Regardez attentivement l’espace pour vous assurer qu’il répond aux besoins de votre événement. Y a-t-il une limite de capacité ? Souvent, les espaces à l’extérieur de la salle de réunion principale ne sont pas pleinement pris en compte lors de l’évaluation d’un lieu. Toutefois, cette évaluation est essentielle pour déterminer à l’avance si vous allez avoir accès à Internet. À part cela, sachez si les salles peuvent-elles être changées si nécessaire. Visiblement, il n’est pas du tout agréable d’occuper une salle à moitié vide en louant une salle de conférence destinée à une centaine de personnes si vous n’avez que quelques dizaines de participants, alors choisissez les espaces dans cet esprit.
Enfin, il est préférable de savoir si vous allez avoir la pleine utilisation du lieu ou bien si d’autres événements s’y tiennent en même temps. Si vous recherchez un espace extérieur, assurez-vous de demander si toute l’espace à l’extérieur est à votre disposition et s’il dispose du Wifi ! Encore une fois, on vous conseille de discuter de tous vos plans avec le responsable du lieu : il ou elle peut avoir des idées sur les moyens de répondre à vos besoins qui ne sont pas immédiatement apparents.
Accessibilité et stationnement
Afin que les participants trouvent un lieu sûr pour se garer, découvrez si un parking est disponible. Si oui, rendez-vous compte de la capacité de stationnement et des frais supplémentaires. Dans le cas contraire, réservez un parking à proximité ou bien pensez à réserver un transport tel qu’une navette ou un taxi.
